基于人事档案审核的高校人事代理人员档案研究

日期:2018-09-11 / 人气: / 来源:未知

人事档案, 简称档案, 是记载每个人学习、工作、成长经历的纸质材料。是个人经历、现实表现、工作作风、工作业绩等内容的重要载体。在各级单位选人、用人、全面了解和考察干部中均起到了极为关键的作用。人事档案管理工作, 是组织人事工作的重要内容, 是做好干部工作的前提和基础。随着我国事业单位人事制度改革的推进, 人事代理制度在高校已经实行了数十年。人事代理人员档案管理工作的弱化, 对近年来的青年干部考察及培养工作带来极大的不便。
1 人事代理概况
人事代理是随着我国市场经济发展的需要, 在我国逐步推行的一种新型的人事管理社会化方式。人事代理制度作为一种新型人事管理方式, 它的实施对于减轻用人单位的负担, 克服人事管理中长期存在的人员能进难出、职责能上难下、待遇能高难低与干好干坏一个样等弊端, 提高人事管理效率, 对于实现单位自主择人, 人才自主择业, 人尽其才, 才尽其用, 优化人才结构, 促进人才合理流动, 拓宽人才服务领域, 加快政府职能转变, 建立社会化服务体系, 促进经济社会社会事业又好又快发展, 发挥了积极而重要的作用。[1]
在调研的江苏省十余所高校中, 人事代理人员普遍执行的人才派遣制度。人才派遣 (rent a talent;specializing in finding skilled professionals to fill a temporary need for a business) 也称人才派送、人才租赁, 是指用人单位通过人才中介服务机构选聘急需的人才, 并由该机构分别与用人单位和派遣人员签订人才派遣合同和派遣员工合同, 以规范三方在派遣期间的权利与义务, 同时通过该机构为所聘人才发放薪酬、代办社会保险、管理档案等一种新型的用人方式。特征是用人单位与劳动者个人不存在直接的劳动关系, 单位用人不养人, 用人单位与派遣机构共同对派遣人员实行双轨制的考核管理。
作为高校, 实际操作方式则为接转派遣。既由用人单位自行招募、选拔、培训人员, 再由人才派遣机构与员工签订《派遣员工合同书》后上岗, 并由派遣机构负责员工的人事档案关系接转、档案保管、社会保险及公积金的办理等人事事宜。而绩效考核评价、工资发放、职称评审、党团组织关系管理等则由高校自身完成。
2 人事代理人员基本结构分析
在干部人事档案专项审核工作中, 通过“三龄两历一身份”的审核, 可以得出一般高校人事代理人员结构普遍具有以下特点, 现以某高校的具体数据为例进行说明。
2.1 人事代理人员总量较大
随着高等教育事业的发展, 高等学校教职工需求量越来越大, 而各个学校编制数非常有限。为了可持续发展, 高等学校不得不招收大量的人事代理人员。某高校现有教职工1230人, 其中, 人事代理人员403人, 占总数的32.76%。
2.2 人事代理人员年龄分布年轻化
人事代理制度作为一种新型的人事管理方式, 在近十年得到大面积的推广及应用。在403名人事代理人员中, 35岁及以下人员为281人, 占总数的69.73%;36-45岁为84人, 占总数的20.84%;46-50岁为33人, 占总数的8.19%;50岁以上为5人占总数的1.24%。
2.3 人事代理人员学历层次高学历化
高校作为教学科研单位, 人事代理人员招收时门槛相对较高, 尤其对学历的要求特别高, 大部分岗位要求硕士研究生起步。在调研中发现, 人事代理人员中, 博士12人, 占总数的2.98%;硕士研究生319人, 占总数的79.16%;大学63人, 占总数的15.63%;大专及以下9人占总数的2.23%。
2.4 人事代理人员校内发展势头强劲
人事代理人员中, 硕士及博士研究生比例较大。因为学历层次较高, 职称逐年提高也较快。现有副教授30人, 占总数的7.44%;中级职称281人, 占总数的69.73%;助理级55人, 占总数的13.65%。在行政岗位的人员, 副处级干部1人;正科级干部15人, 副科级干部71人。由此可见, 人事代理人员对学校事业发展了起到了重大的作用。
3 人事代理人员档案现状及档案管理中存在的问题
在本次干部档案专项审核工作中, 各单位对人事代理人员档案进行了全面、系统的整理、归档, 档案管理工作变得更加的制度化、科学化、高效化, 为培养使用干部发挥了积极的作用。同时, 也发现这一制度下, 人事代理人员档案管理中存在一些问题。
3.1 人才派遣机构与用人单位档案管理的责权不清, 管理混乱
按照人事代理制度, 人事代理人员的档案应由人才派遣机构保存, 人事关系也由人才派遣机构管理。人事关系涉及员工、单位和人才派遣机构三方, 其中用人单位和员工之间是用工关系, 用人单位和人才派遣机构之间是委托关系。人才派遣机构理应收集、整理员工档案。然而通过调研发现, 员工和人才派遣机构, 除了一张劳务派遣合同, 没有其他任何实际联系。人才派遣机构只起到原始档案保管的作用, 对后面产生的材料没有任何主动收集、整理的行为。故在档案审核中发现, 有些领导认为人事代理人员并非学校编制内工作人员, 干部人事档案也不在学校内部保管, 档案整理工作跟学校则没有关系。人事代理人员的档案七零八散, 用人单位一部分, 人才派遣机构一部分。
3.2 用人单位对人事代理人员档案管理工作重视不足
随着市场经济的发展和人事制度改革的不断深入, 人事代理制度在高校大面积的实施与推广, 干部人事档案对人的控制与监督功能逐渐弱化, 档案的作用与价值越来越弱, 人事档案的重要性与意义日益淡化。在社会生活和人们心目中地位和作用不断下降, “弃档”现象愈演愈烈, 一部分人认为档案是“身外之物”, 有无档案无所谓。[2]
这就使得大部分高校对人事代理人员的档案不够重视, 甚至完全忽视。在调查与访谈中发现, 人事代理人员的工作考察考核、工资晋级、职称评聘、继续教育等重要档案材料, 实际都在用人单位产生。这些工作中的重要档案材料, 员工本人无权保管, 由用工单位保存。然而人事代理人员的档案又托管在人才派遣机构, 形式上不属于用人单位负责。故而在部分高校档案管理部门工作中, 对于职工在校内产生的职称评审表、年度考核表等重要档案材料不闻不问, 不整理不分类, 随处摆放。
3.3 代理机构对档案重要性认识不足, 档案整理缺乏规范性
人才派遣机构作为人事代理人员档案的管理方, 缺少档案相关专业人员。普通的工作人员, 认识不到档案材料的重要性, 档案管理意识淡薄, 更不懂哪些材料应归入档案, 对于档案的分类及编号等档案管理的基本内容了解也不深。在干部档案专项审核工作中发现, 由派遣机构托管的档案, 人事代理人员的劳动合同、保险等材料没有存入档案。而且, 对于用人单位转入的年度考核、职称评审等档案材料, 也未能及时存入档案, 档案整理缺乏必要的规范性。
3.4 干部人事档案材料不完整
一份符合要求的干部人事档案, 应具备真实性、完整性。然而正如以上提到的原因, 对人事代理人员档案的忽视以及档案材料保管的分离, 造成大量重要档案材料未能及时归档甚至遗失, 造成档案材料的不完整, 给本次干部档案专项审核工作带来了极大困扰。如学历、职称、聘用合同、社保缴纳证明、工资等材料, 对学历的认定、连续工龄的计算乃至退休的审批等都具有十分重要的作用。档案材料的不完整, 影响整个档案的价值及正常使用。
3.5 档案内容前后不一致, 甚至错误
在干部档案审核中发现, 部分人员的干部履历表填写时间前后不一致, 填写信息不全面、不准确。如籍贯、参加党团日期等重要内容, 前后不一致。档案内容中对于最高学历、出生日期出现涂改, 不同程度地存在着与实际情况及历史记载不符的现象, 出生日期越填越小, 工作时间越填越早, 学历越填越高, 严重影响了干部人事档案的真实性和严肃性。
4 相关建议
综上, 人事代理人员, 具有年轻化、高学历化的特点, 在教学及行政工作中均承担了重要角色, 日益成为学校发展的中坚力量。而干部人事档案的管理, 急需积极推进高校人事档案的现代化、信息化、法制化、标准化管理。[3]
首先, 制定切实可行的干部人事档案代理制度。人事档案代理制度涉及人事工作的许多环节, 政策性强, 理应征集多方意见, 制定出一套切实可行的人事档案代理制度, 确保代理人员档案的科学化、专业化、规范化管理。可以由人才派遣机构或人才服务中心牵头, 会同高校的人事管理部门, 遵循人事档案工作自身的规律, 协调一致, 制定出可操作的规章制度和具体措施, 明确人才交流中心和用人单位的职责范围、权利和义务、操作程序等, 避免产生相互扯皮、运行机制不通畅等问题。应建立健全人事档案收集、审核、查阅、借阅、转递、材料证明出具等制度, 使人事代理档案的进、出、管、用逐步规范化, 制定人事代理工作流程, 做到有章可循、有法可依、规范管理, 使人事代理工作步入有序的发展轨道。[4]
其次, 人才派遣机构的职责及服务理念亟待转变。人才派遣机构作为人才代理方, 每个月向用人单位收取固定的管理费用, 有责任对托管人员干部人事档案的收集整理负责, 对已经收集到的材料及时整理归档。对没有的档案材料, 应及时主动的与用人单位联系。
再次, 高校对人事代理人员的档案材料应予以重视, 及时补充、更新。当职工被单位录用后, 个人经历在动态变化中, 干部人事档案也处在不断变为中。高校作为用人单位, 必须随着人事代理人员经历的变化, 对新的档案材料不断的补充、更新。及时、全面、准确地将每个人的档案材料归类整理, 提醒并监督人才派遣机构对人事代理人员的干部人事档案规范整理。
总之, 人事代理制度仍是今后发展的方向, 干部人事档案社会化管理也成了今后发展的必然。要使其成为一种通用的、开放的、科学高效的管理模式, 真正发挥更大的作用, 仍需进一步的探索与努力。

作者:admin


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